PROTOKOLER & PERATURAN ADMINISTRASI ORGANISASI

Peraturan organisasi DPP PPNI no 42C/DPP.PPNI/SK/K.S/V/2016

TENTANG PROTOKOLER ORGANISASI

Susunan acara pelantikan Dewan Pengurus Komisariat (DPK) :

✅ Pembukaan

✅ Lagu Indonesia Raya

✅ Lagu Mars PPNI

✅ Pembacaan SK

✅ Pelantikan

✅ Pengucapan janji pengurus

✅ Penandatanganan berita acara

✅ Ucapan selamat dari undangan

✅ Sambutan Ketua (DPD, DPK terpilih)

✅ Penyerahan cindera mata (jika ada)

✅ Doa penutup

✅ Ramah tamah

✅ Selesai

Susunan Pengurus :

- Ketua

- Sekretaris

- Bendahara

- Seksi organisasi, kaderisasi dan hukum

- Seksi pendidikan dan pelatihan

- Seksi penelitian, sistem informasi dan komunikasi

- Seksi hubungan antar lembaga

- Seksi pelayanan

- Seksi kesejahteraan

Tanya Jawab :

✅ Apakah ada kekhususan cindera mata ? 

    Tidak ada di SOP. Tidak ada pun ndak mengapa, bukan hal prinsip.

✅ Apakah bisa pelantikan diajukan SKP ? 

    Bisa saja asalkan sesuai dengan aturan PKB.

Ajukan proposal by system PPNI DKI dengan judul  : ex. Pelantikan dan pembekalan materi keorganisasian.

✅ Apa saja yg perlu diajukan untuk kegiatan pelantikan ? 

    Surat permohonan dengan lampiran susunan pengurus.

*******************************

Peraturan organisasi DPP PPNI no 025/DPP.PPNI/SK/K/S/III/2016

TENTANG PERATURAN ORGANISASI ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

✅ Surat resmi yg dikeluarkan oleh struktur organisasi harus menggunakan kop surat yg ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris

Ingat ya ndak boleh salah satunya.

✅ Apabila surat terdiri dari 2 lembar atau lebih, maka penggunaan kertas kop surat hanya pada lembar pertama. Untuk lembar selanjutnya memakai kertas putih polos.

✅ Setiap surat keluar harus dibuat tembusan surat yg letaknya berada di bawah sebelah kiri + di bawah tanda tangan.

Pada umumnya tembusan ditujukan kepada instansi pihak2 terkait atau minimal ditujukan untuk arsip.

✅ Kertas kop surat PPNI  menggunakan HVS warna putih ukuran Folio / F4 dengan tulisan dan logo (terlampir)

✅ Ukuran kertas lampiran menggunakan kertas folio/F4, A4 atau kuarto (sesuai kebutuhan aja)

✅ Times New Roman ukuran 12 pt

✅ Jika ada lampiran, maka menyebutkan nama lampiran.

Misalnya :

Lampiran surat no : .....

Nomor Surat tersusun dari 6 (enam) bagian, yaitu : Nomor urut/Tingkatan organisasi/Kode jenis surat/yang menandatangani surat/bulan (dalam romawi)/tahun/Tahun

Contoh : 001/DPK.PPNI/ST/K.S/III/2018

✅ Kode jenis surat :

Surat mandat (M)

Surat tugas (ST)

Surat kuasa (K)

Surat keputusan (SK)

Surat keterangan (Ket)

Surat ketetapan (Tap)

Surat rekomendasi (R)

Surat edaran (SE)

Instruksi (Ins)

Surat undangan (U)

Surat referensi (Ref)

Surat Pengantar (SP)

Surat Perintah Kerja (SPK)

Surat Perintah Jalan (SPJ)

Surat Perjanjian Kerjasama (MOU)

Surat Kepanitiaan (PAN)

✅ Yang menandatangani di tingkat komisariat :

K : Ketua

S : Sekretaris

B : Bendahara

Tanya Jawab :

✅ Jadi tidak ketahuan dong asal surat dari DPK mana ? 

    Benar, namun asal surat bisa terlihat dari kop surat.

✅ Bagaimana jika berganti tahun, apakah penomoran surat terus berlanjut ? 

    Tidak. Jika mulai tahun yg baru, maka nomor surat mulai lagi dari nomor 001.

Ex. Setiap surat yg keluar di tgl 1 Januari, maka nomor surat mengulang dari no urut 001.

✅ Apakah boleh surat hanya ditandatangani oleh Ketua saja ? 

    Bisa saja, misalnya saat kepengurusan lengkap belum dilantik.